Discipline nodig

‘Los van de techniek spelen nog meer zaken een rol voor wie zijn bestanden wil delen’, benadrukt Frank de Ruijter, manager van het Shared Services Center van Imtech in Woerden. Het Shared Services Center regelt de automatiseringsvraagstukken voor de aangesloten bedrijfsonderdelen. De Ruijter merkt in de praktijk dat er steeds meer vragen komen over het delen van informatie, omdat grote projecten steeds vaker door verschillende aannemingmaatschappijen worden uitgevoerd. Bij dergelijke samenwerkingsverbanden wordt steeds vaker een (afgeschermde) website ingericht, waarop de deelnemers de bestanden plaatsen die voor de andere projectdeelnemers van belang zijn. Via de site kunnen de deelnemers bestanden van andere bedrijven ophalen en lezen (en indien gemachtigd ook bewerken) en eigen bestanden ter beschikking stellen. ‘Je hebt discipline nodig om daarmee goed te kunnen omgaan,’ meent De Ruijter. ‘Je moet namelijk eerst intern afspreken wat je gaat delen met andere bedrijven. En wie daar toezicht op houdt. Als je zomaar – zonder toezicht – informatie gaat delen, kan daar ook onbedoeld concurrentiegevoelige informatie tussen zitten. Het is niet wenselijk alles prijs te geven. Je moet er algemene richtlijnen voor vaststellen en dan vervolgens nagaan hoe de medewerkers daarmee omgaan.’ Hij geeft aan dat het vroeger makkelijker was om na te gaan of informatie beschikbaar kon worden gesteld. ‘Alles stond opgeborgen in fysieke mappen. Als die op de plank in de gemeenschappelijke keet stonden, kon de toezichthouder zo’n map weghalen als dat gewenst was. Op zichzelf is dat natuurlijk ook mogelijk op een gemeenschappelijke website, maar de snelheid van informatiedeling is daar veel groter, zodat je eigenlijk permanent toezicht zou moeten houden.’

De Ruijter erkent dat dit toezicht te automatiseren is, bijvoorbeeld met software die in staat is op betekenisniveau na te gaan of een document al dan niet openbaar mag worden gemaakt (het softwarebedrijf Autonomy is hier bijvoorbeeld sterk in), maar dan heb je het wel over prijzige oplossingen. 

Ook CAD-tekeningen zijn als ‘alleen-lezen’ op te slaan. Als de andere partij niet met hetzelfde CAD-programma werkt, heeft die vaak een aparte licentie nodig voor de viewer om de tekening te kunnen lezen. Dat maakt de samenwerking weer duur.

Wie samenwerkt met de bedoeling gezamenlijk aan tekeningen te werken, heeft aan een viewer niet genoeg. Beide partijen zullen dan over een licentie van hetzelfde pakket moeten beschikken, of van een conversieprogramma. ‘Ook daar geldt’, geeft De Ruijter aan, ‘dat iemand het geheel moet beheren. Het moet duidelijk zijn wie de bestanden mag manipuleren en hoe dat in de praktijk gebeurt. Je moet altijd kunnen zien wie wat, wanneer heeft gedaan met een bestand. Het moet ook altijd duidelijk zijn welke versie van dat bestand de meeste recente is.’

Per project afstemmen

Als het gaat om het beheer van bestanden op gedeelde websites, houdt dit in dat de ICT-organisaties die deze taak hebben toegewezen gekregen, kennis moeten opbouwen over de pakketten waarmee de bestanden zijn gemaakt. ‘Die overweging moet je zeker meenemen bij het besluit over het al dan niet delen van bestanden via een website.’

Het tegengaan van samenwerking op digitaal vlak is desalniettemin een achterhoedegevecht. De ontwikkeling neigt ontegenzeggelijk naar een veel breder gebruik van deze mogelijkheden. De Ruijter merkt dat bijvoorbeeld aan het toenemend aantal vragen van de Imtech-medewerkers over dit onderwerp. Ook ziet hij het aan de ontwikkelingen bij de aanbieders. Het meest in het oog springende aspect is het aanbod van Google. Voor thuisgebruikers biedt dit bedrijf de gratis Google Docs-omgeving aan, maar voor de zakelijke markt is er een betaalde versie (op abonnementsbasis). Bij de betaalde versie is onder andere meer aandacht aan beveiliging besteed. Bij Google Docs worden onder meer teksten en spreadsheets opgemaakt in het Open Office-formaat. Gebruikers – veelal gewend aan Microsoft Office – zullen zich dat moeten aanwennen, hoe klein de verschillen ook zijn.

De Ruijter houdt voor dat, hoe aantrekkelijk een dergelijke werkwijze ook kan zijn, er moet worden nagedacht over de inzet van zo’n platform. Bij Google worden de bestanden opgeslagen op een server van dit bedrijf. De deelnemende partijen binnen een project krijgen ook toegang tot die server. ‘Je moet je afvragen of je wilt dat de bestanden buiten jouw bedrijf, buiten jouw invloedssfeer, worden opgeslagen. Je moet je ook afvragen of je wilt dat Google kennis kan nemen van jouw bestanden. Daar is geen eenduidig antwoord op te geven. Wellicht moet je dit per project met elkaar afstemmen. Waar het mij om gaat, is dat je erover nadenkt en richtlijnen opstelt.’

Hij geeft aan dat veel bedrijven die gebruikmaken van een hostingbedrijf, eerst hun bestanden zelf intern opslaan en een kopie naar de gemeenschappelijk site sturen. ‘Op die manier beschik je altijd over je eigen informatie’, licht De Ruijter toe. Een nadeel van deze werkwijze springt meteen in het oog: de complexiteit neemt toe. Want hierbij vraagt bijvoorbeeld versiebeheer extra aandacht. ‘Zelfs al speelt de techniek om bestanden van verschillende makelij met elkaar te kunnen uitwisselen geen enkele rol meer, dan nog bestaan er nogal wat uitdagingen om het beheer van bestanden in goede banen te leiden’, besluit De Ruijter.

Tekst: Teus Molenaar