Augustus 2010

Halve installatiebranche maakt gebruik van 2BA-artikelbestanden

Hoe is het gesteld met het ICT-gebruik bij installatiebedrijven? Een van de belangrijkste en recentste ontwikkelingen op het gebied van elektronisch inkopen van installatiemateriaal is het gebruik va de artikelbestanden van 2BA. Na een langzame start in 2004 is het aantal deelnemers vanaf 2006 hard gegroeid. Directeur Martin Kreijenbroek van 2BA schat dat de helft van het marktvolume voor de E, W en iinstallatiesector nu wordt ingekocht via 2BA-data.

De uitdrukking ‘elektronisch inkopen’ wordt veel gebruikt, maar zegt niks. Er zijn immers erg veel manieren van ‘elektronisch’ zaken doen. Variërend van de boeking van een vakantiereis tot de aankoop van een technisch product direct vanaf de site van de leverancier. Elektronisch inkopen krijgt pas serieuze betekenis voor de installatiebranche wanneer sprake is van integratie met eigen applicaties, zoals een administratiesysteem, en wanneer de gebruiker een zo breed mogelijk overzicht krijgt van de componenten in de markt.

Uniforme artikelbestanden

Om dat mogelijk te maken heeft een aantal partijen in de markt, waaronder UNETO-VNI, het initiatief genomen tot oprichting van 2BA, dat staat voor ‘bestandsbeheer artikelen’. Het bedrijf verzorgt uniforme artikelbestanden voor de installatiebranche. Uniforme artikelbestanden zijn namelijk nodig om het gigantische aanbod en de grote variatie in technische artikelen eenduidig te omschrijven. De grote verdienste van het bedrijf is dat het ervoor heeft gezorgd dat dit uniforme artikelbestand er is gekomen en dat het wordt geaccepteerd door de belangrijkste partijen in de markt.

2BA onderhoudt en exploiteert het uniforme artikelbestand en zorgt ervoor dat steeds meer bedrijven hiervan gebruikmaken. Overigens had het bedrijf een voorganger. Toen het in 2003 werd opgericht nam het de activiteiten over van de voormalige beheerder van het artikelbestand Gabi. Sinds 2006 is het aantal deelnemers onder het bewind van 2BA fors gegroeid. Per week melden zich vier tot vijf nieuwe bedrijven aan die graag het bestand willen gebruiken. Momenteel staat de teller op ruim 1.100 bedrijven. Praktisch alle grote en bekende installatiebedrijven zijn nu lid, hetzelfde geldt voor leveranciers. Bij elkaar opgeteld werken er bij de deelnemers van 2BA ongeveer 60.000 mensen. 2BA is er voor alle sectoren in de installatiebranche; dus elektro, ICT, klimaat en sanitair. Doordat het alle installatieartikelen in de totale branche meeneemt, beschikt het over een voldoende grote kritische massa en grijpen de gebruikers door het complete aanbod nooit mis.

Werking

‘Wat wij leveren is geen systeem in de zin van een softwarepakket. De installateurs gebruiken gewoon hun eigen, bestaande inkoop- en facturatiesystemen. Wij gaan meer over het proces waarmee de product- en handelsgegevens in die systemen up to date worden gehouden. Je zou dat kunnen vergelijken met een antivirussysteem. Eenmaal ingesteld werkt 2BA op de achtergrond. De pc of de server van de installateur logt in op de webservices van 2BA en haalt daar de laatste updates op. Die worden verwerkt en de installateur draait de rest van de week met de meest actuele gegevens van inmiddels meer dan 260 producenten en groothandelsbedrijven’, zegt Martin Kreijenbroek, directeur van 2BA. Het uniforme artikelbestand bevat op dit moment 6.052.292 artikelen en 1.171.907 producten. De installateur kan de bestanden online via internet raadplegen. De 2BA-site heeft ook een uitgebreid zoeksysteem. Zo kan de gebruiker zoeken op een artikelnaam of een typenummer (of deel daarvan), op leverancier, bestelnummer, GTin of producent. Onder meer het elektronisch bestellen van producten verloopt hiermee sneller en efﬁciënter.

De meeste bedrijfssystemen kunnen probleemloos overweg met de 2BA-data. ‘We hebben inmiddels met tal van softwareleveranciers partnerovereenkomsten gesloten waardoor pakketten als 4PS, Acto, Admicon, aGP, Allinco, Bouwinfosys, Enk, Exact, F5, HSO, Installogic, Mamut, Unit4 en Syntess 2BA ondersteunen’, vertelt Kreijenbroek. ‘Het kan natuurlijk wel zo zijn dat de installateur op een oudere versie zit waar de 2BA-koppeling nog niet werkt, maar dat is met een update op te lossen. Overigens maken nog niet alle pakketten gebruik van de zogenoemde live-update. In dat geval ontvangt de installateur regelmatig een mailtje van ons dat er nieuwe gegevens zijn. Op dat moment is hij met een paar muisklikken ook weer helemaal bij.’

Kleine installateur

Volgens Kreijenbroek kan het gebruik van 2BA-data veel tijd besparen. ‘Vooral de kleine installateur die op zaterdag nog zijn artikelbestanden moet bijwerken, heeft er baat bij. Er zijn veel installateurs die zeggen dat ze nu weer een vrije zaterdag hebben. Maar ook de top-10 installatiebedrijven hebben er veel baat bij. Hun ICT-afdelingen kunnen de inkoopdata gebruiken voor allerlei berekeningen die anders niet mogelijk zouden zijn geweest. 2BA hanteert namelijk een standaarddataformaat, waardoor uitwisselbaarheid en compatibiliteit zijn gegarandeerd. Er zijn installatiebedrijven die hun bestelgegevens gelijk meenemen in hun calculatie en kostenoverzicht. Ook wordt dergelijke data vaak geïmporteerd in facturen. De integratie met de eigen software voor boekhouding en dergelijke, verloopt doorgaans probleemloos want vrijwel alle softwarebedrijven uit de branche, ook de niet-logopartners, ondersteunen de standaard.’

De vraag naar de kosten moet altijd worden gesteld, zeker in de huidige markt. Dus wat kost het? ‘2BA is weliswaar een bv, maar wel een zonder winstoogmerk. De tarieven voor de installatiebedrijven worden bewust laag gehouden. Zo zijn de tarieven voor 2009 verlaagd naar het niveau van 2004. Voor 2010 zijn de tarieven niet verhoogd.’ Kreijenbroek verwacht ook niet dat er in 2011 een verhoging zal plaatshebben. Leden van UNETO-VNI ontvangen een forse korting van 50 procent.

En wat levert het op? ‘Je vermijdt fouten die ontstaan door gebruik van verkeerde of verouderde gegevens en prijzen. Wanneer je een offerte uitbrengt met een oude, meestal te lage prijs, ben je zo maar de marge op de klus kwijt nog voordat jij je gereedschap in handen hebt genomen. Verder bespaar je veel tijd die je nuttiger of prettiger kunt besteden.’

Praktijkervaringen

Marcel Lanser, artikelbeheerder bij Bakker Sliedrecht, is vanaf het allereerste begin betrokken geweest bij de ontwikkeling van 2BA. ‘Aanvankelijk maakten we bij de inkoop van ongeveer 3.000 artikelen gebruik van 2BA-data. Op dit moment zijn dat er twee miljoen. Van praktisch elk artikel komen de artikelgegevens van 2BA. Als we met een nieuwe leverancier in gesprek gaan, is 2BA in elk geval voor ons een eerste keuzecriterium. Ze moeten hun artikel gegevens volgens die standaard kunnen aanleveren. Een van de sterkste punten vind ik de actualiteit van de gegevens. Wij voeren elke maandagochtend een update uit, zodat we van alle producten de actuele prijsgegevens hebben. Vroeger moesten we nog met Excel-sheets lijsten met elkaar vergelijken. Je was zo vier van de vijf dagen kwijt met het controleren en bijhouden van veranderingen. Nu beginnen we elke maandochtend om acht uur met correcte prijzen.’

Een ander groot voordeel is volgens Lanser de koppeling met Acto MyProject. ‘Met ons bedrijfssysteem beheren we alle stappen in onze projecten. De 2BA-data zijn in een universeel formaat gegoten, zodat de import en het verdere gebruik probleemloos zijn. Bij projectcalculatie is het bijvoorbeeld erg praktisch en tijdbesparend dat we na verloop van tijd alle prijzen in die calculatie in een klap kunnen actualiseren. Daarnaast hebben we nog zoiets als DeepLinks, waarmee we vanuit ons systeem direct in de site van de leverancier kunnen. Verder is de 2BA-organisatie neutraal en niet op winstbejag gericht. Ik denk dat op dit moment niemand er meer omheen kan.’

Sneller resultaat

Ook Irma van den Bosch, verantwoordelijk voor inkoop, verkoop en administratie bij Velux Elektrotechniek in Pijnakker, gebruikt de uniforme artikelgegevens van 2BA. ‘Wij importeren de artikelbestanden van 2BA in ons Syntess-systeem. Daarmee factureren we, voeren we voorraadbeheer enzovoort. Alle gegevens, zoals inkoop- en verkoopprijs, heb je meteen in je factuursysteem. We doen dit nu voor het tweede jaar op deze manier. Ten opzichte van vroeger, toen we die gegevens een keer per maand rechtstreeks van de leverancier kregen, is het een grote verbetering. Dit werkt veel sneller en de gegevens zijn nu altijd actueel. Bovendien kunnen we veel beter condities en prijzen van verschillende leveranciers met elkaar vergelijken. Daarbij zijn nu alle artikelbestanden gekoppeld aan de bestelsites van de leveranciers, dat was vroeger ook niet het geval.’

Edwin Manders, projectbegeleider en systeembeheerder bij Heesmans Installatietechniek in Helmond gebruikt 2BA sinds anderhalf jaar. ‘2BA is echt een uitkomst. We importeren de artikelgegevens rechtstreeks in Syntess Prisma. Voorheen kregen we de gegevens van de leveranciers. Dat was niet bepaald handig: van sommigen kreeg je de gegevens eens per week, van anderen een keer per maand. En bij weer anderen moest je erom vragen. De een stuurde de gegevens per mail, de ander werkte met downloads. En daarnaast zaten er regelmatig fouten in die bestanden. Het beroerde daarvan was dat je dat pas merkte als je alles had ingelezen. Ook kon je die bestanden niet altijd openen. Het kostte dus veel tijd en het werkte niet correct.’

Actueel en foutloos

Nu verloopt alles via 2BA. ‘Zij controleren alle artikelgegevens op juistheid. De leveranciers zorgen ervoor dat hun artikelbestanden zo zijn ingericht dat ze voldoen aan de standaards die 2BA hanteert. Daar hebben ze belang bij, omdat 2BA zo enorm veel installateurs als gebruiker heeft. De artikelbestanden van 2BA zijn actueel en foutloos. Wij waren de zeshonderdste gebruiker en nu zijn er al weer meer dan 1.100. Niemand kan meer om 2BA heen. Elke keer als er een nieuwe leverancier bij komt, krijgen we automatisch een mail en kunnen we de zaak hier updaten. Dat gebeurt ook als de prijzen veranderen. Verder vind ik de helpdesk van 2BA prima. Ze laten je niet zitten als je een probleem hebt.’

Meer info: www.2ba.nl

Tekst: Bart Driessen
Fotografie: Industrie