Tara Denkers (links) in gesprek met Marissa Willemse Techniek Nederland) en Yoeri Pfaff(Roger)

Marissa Willemse is vakspecialist Juridische zaken bij de ondernemersorganisatie Techniek Nederland. Ze houdt zich vooral bezig met aanbestedingszaken en contracten. Yoeri Pfaff is consultant bij Roger, een adviesbureau op het gebied van tendermanagement. Onder leiding van Tara Denkers van Roger gingen zij tijdens een podcast met elkaar in discussie over de praktijk in aanbestedingenland.

Niet bij voorbaat witte vlag hijsen

Willemse is het weliswaar eens met Pfaffs wens dat een aanbestedingstraject geen boksring moet zijn, maar benadrukt aan het einde van de Podcast wel dat bouwbedrijven en de installateurs die inschrijven op een aanbesteding zeker niet bij voorbaat de witte vlag moeten hijsen. ‘Ik vind dat installateurs weldegelijk – als het er op aankomt – mogen klagen als ze in het aanbestedingsproces in de hoek worden gedrukt. Ik weet dat installatiebedrijven tijdens een aanbestedingsproces regelmatig hun vinger opsteken. Op die pro-activiteit dringen aanbestedende diensten ook aan. En dan vind ik niet dat dat zij die signalen mogen negeren of pas in een heel laat stadium mogen reageren op vragen van bedrijven.’

Duurzaamheid als criterium bij aanbesteding

Eerder in het debat discussieerden Pfaff en Willemse ook over de stelling dat duurzaamheid een minimale eis moet zijn bij alle aanbestedingen. Pfaff was het in een eerste reactie niet eens met die stelling, omdat het zijns inziens de innovatiedrang bij inschrijvers afremt.  Overigens is hij er wél voor dat de mate waarin aanbesteders kijken naar de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) omhoog kan. ‘Dat is nu vaak maar voor 10 % het geval. Terwijl een inschrijving waarbij de aanbesteder rekening houdt met duurzaamheid op lange termijn weldegelijk ook economische voordeliger zijn.’
Willemse vindt dat er vanuit opdrachtgevers wel wat meer expliciete aandacht voor de duurzaamheid mag zijn. ‘Alleen kijken of bedrijven goed scoren op de CO₂-prestatieladder vind ik wat magertjes. Wat mij betreft moeten opdrachtgevers bij iedere aanbesteding verduurzamingsmaatregelen meenemen in hun bestek.’ Opdrachtgevers realiseren zich volgens Willemse nog onvoldoende wat de impact is op langere termijn als we niet nú zo duurzaam mogelijk bouwen en installeren. ‘Dat verdien je terug op de iets langere termijn’, geeft ze aan, ‘en dan is het wel fijn als het gewoon expliciet als eis mee wordt genomen bij de aanbesteding en niet wordt gelaten aan de installateur die zijn maatschappelijke verantwoordelijkheid neemt, maar vervolgens achter het net vist als de opdracht wordt gegund.’

Wel of geen geïntegreerde contracten

Op de stelling dat geïntegreerde contracten het MKB buitenspel zouden zetten, reageerde Pfaff dat kleinere partijen inderdaad vaak onvoldoende kennis hebben om die op te pakken. Willemse bevestigt dat grotere bedrijven vaak juristen in dienst hebben die de implicaties van geïntegreerde contracten wél kunnen overzien. Kleinere bedrijven kunnen dat niet. Ze vindt dat aanbestedende diensten goed moeten nadenken bij de vorm die ze kiezen. ‘Een geïntegreerd contract kan zijn dienst bewijzen, maar moet niet voor ieder projectje als vorm uit de kast worden getrokken.’ Pfaff betoogt dat het bouwteam een mooie tussenvorm kan zijn. ‘Kleine bedrijven gaan er misschien te blind in en gaan dan dus de mist in. Pas later, tijdens de uitvoering, komt alle pijn boven water. Het is dus verstandiger als een opdrachtnemer risico’s neemt die passen bij de grootte van zijn bedrijf, maar dat de aanbesteder het bedrijf in een bouwteam wel de mogelijkheid biedt om vanuit zijn expertise mee te denken over een ontwerp dat beter past bij het project.’

Willemse is het daarmee eens. ‘Een aanbestedende dienst moet een onwaarschijnlijk lage aanbieding kunnen uitsluiten. Om te voorkomen dat je het werk gunt aan een bedrijf dat het werk niet ‘aankan’ en niet op tijd kan opleveren. Dat schiet voor beide partijen niet op’, vindt Willemse.

Wel of geen boeteclausules

Willemse en Pfaff discussiëren ook over de noodzaak van het opnemen van boeteclausules in bouwcontracten. Pfaff wil boetes bij voorkeur niet gebruiken, maar ziet ze wel als een prikkel voor aanbesteders om goed te presteren. Willemse is minder enthousiast. ‘Je hebt de stok, maar ook de wortel en desnoods nog de preek’, betoogt ze. ‘Waarom houden opdrachtgevers niet de wortel voor als stimulans om het beter te doen dan afgesproken, in plaats van direct met een stok te zwaaien. In de afgelopen tijd hebben we door corona vaak situaties gezien waarbij installateurs in overmacht situaties zaten, bijvoorbeeld omdat veel personeel ziek was of omdat de aanvoer van materialen en grondstoffen stokte. Daar mag wel wat meer coulance worden opgebracht’, aldus Willemse.

Blijf in gesprek met elkaar

Wat geldt voor het klagen bij aanbestedingen vooraf, geldt wat Pfaff en Willemse betreft ook voor problemen die zich voordoen tijdens de uitvoering van het project en in de afhandeling na oplevering: blijf in gesprek met elkaar. ‘Ja’, zegt Willemse, ‘ik vind dat een installateur moet kunnen klagen en zijn vinger moet mogen opsteken, maar ik pleit voor betere communicatie en hoop dat beide partijen, opdrachtgevers én opdrachtnemers daarmee kunnen voorkomen dat het zover komt. Dat zorgt ervoor dat fricties bij een volgende aanbesteding bij voorbaat in de kiem kunnen  worden gesmoord.’